Meble do biura - aranżacje, pomysły i inspiracje

Najważniejsze wskazówki, jak zorganizować spotkanie zarządu bez rozpraszania uwagi

Justyna Węgrzyn
kwi 15 2022


Sprawdź ofertę foteli obrotowych

Fotel obrotowy Unique Viper Kup teraz
Fotel obrotowy Profim Xenon Kup teraz
Fotel obrotowy Grospol Ergohuman BS Kup teraz

Każde pomieszczenie w miejscu pracy jest niezwykle ważne z wielu różnych powodów. Biuro na planie otwartym to miejsce pracy, stołówka to miejsce przerw i odświeżenia umysłu, recepcja to miejsce, w którym robi się pierwsze wrażenie. A sala posiedzeń zarządu? Tam zapadają ważne decyzje!

Samo słowo "sala posiedzeń zarządu" przywodzi na myśl przestrzeń dominacji, siły i znaczenia, a jeśli weźmie się pod uwagę, co się tam robi, opis ten nie jest dalece błędny. W sali posiedzeń zarządu podejmowane są decyzje, rodzą się pomysły, odbywają się dyskusje, a czasem gorące debaty - salę posiedzeń można uznać za miejsce, w którym serce organizacji bije w rytmie podejmowania decyzji.

W związku z tym, zgodnie z jej znaczeniem, należy ograniczyć do absolutnego minimum rozpraszanie uwagi w czasie, gdy pomieszczenie jest używane. Nie jest dobrze, gdy ktoś przerywa ważne spotkanie co pięć minut - nic nie zostanie omówione w sposób konstruktywny, a temperament może się zaognić!

Dlatego przestrzeń w sali posiedzeń zarządu musi być miejscem, w którym kierownictwo i pracownicy mogą rozmawiać, tworzyć, debatować, dyskutować i podejmować trudne decyzje bez hałasu z zewnątrz i ciągłych przerw w koncentracji. Design ma tu ogromne znaczenie - od siedzeń w sali konferencyjnej po sam stół konferencyjny.

Badania naukowe wykazały, że spotkania i ważne dyskusje są przerywane średnio co 11 minut - to bardzo dużo zmarnowanego czasu! W związku z tym rozmawialiśmy również z Tomasem Coulterem, współzałożycielem i dyrektorem 360 Resourcing Solutions, i oto, co miał do powiedzenia na ten temat: "Bywałem w wielu salach posiedzeń zarządu, zarówno jako założyciel 360 Resourcing, jak i gość odwiedzający klientów, ale widziałem, że wiele spotkań jest zakłócanych przez najprostsze rzeczy. Musisz dać swoim decydentom czas na określenie strategii biznesowej, niezależnie od tego, czy chodzi o rekrutację i rozwój, czy o nowe produkty, więc znalezienie odpowiednich rozwiązań jest koniecznością."

Jak zatem stworzyć wolną od zakłóceń salę posiedzeń zarządu, aby ułatwić te ważne spotkania? Sprawdźmy.

Hałas jest wszystkim

Istnieją dwa rodzaje hałasu, które mogą zakłócić przebieg spotkania w sali konferencyjnej - po pierwsze hałas wewnątrz pomieszczenia, a po drugie hałas na zewnątrz. Poproś wszystkich o wyłączenie telefonów, gdy wchodzą na spotkanie, lub przynajmniej o wyciszenie ich. Ale co można zrobić z hałasem z zewnątrz, który wlewa się do sali i powoduje poważne zakłócenia?

Planując miejsce pracy, umieść swoją salę konferencyjną z dala od miejsc, które mogą być bardziej hałaśliwe niż inne, np. jeśli z tyłu Twojego biura przebiega główna droga, a z przodu znajduje się spokojniejsza okolica, powinieneś umieścić swoją salę konferencyjną z przodu. Aby ograniczyć hałas do absolutnego minimum, należy go pochłaniać, blokować, a następnie zakrywać. Oczywiście, jeśli w Twoim miejscu pracy panuje ogólny hałas, może warto zastosować izolację akustyczną w najważniejszych pomieszczeniach, np. w sali posiedzeń zarządu? Dzięki temu spotkania będą mogły odbywać się bez hałasu z zewnątrz, który może powodować problemy.

Mechanizm rezerwacji sal

Ile razy zdarzyło Ci się być na spotkaniu i ktoś pukał do drzwi, myśląc, że sala jest wolna i może z niej skorzystać? Niezliczoną ilość razy! Można to obejść, wprowadzając system rezerwacji sali konferencyjnej. System ten może znajdować się w recepcji i każdy powinien wiedzieć, że powinien tam iść, aby sprawdzić dostępność miejsc.

Na zewnątrz sali można również umieścić harmonogram korzystania z sali, zalaminowany na ścianie, tak aby pracownicy mogli od razu zorientować się, kiedy jest wolne miejsce. Pozwoli to ograniczyć liczbę pukających do drzwi w trakcie spotkania. Badania wykazały również, że pracownicy tracą dużo czasu, próbując znaleźć pustą salę, w której mogliby prowadzić spotkania ad hoc, dlatego posiadanie systemu rezerwacji pozwala szybko i łatwo zorientować się, kiedy sala jest pełna.

Pomyśl o komforcie delegatów

Prowadząc spotkanie, należy nie tylko myśleć o tym, co będzie przedmiotem dyskusji, ale także o komforcie osób uczestniczących w spotkaniu. Nie chodzi tu o to, aby być po prostu miłym i przyjaznym, ale o to, aby utrzymać uwagę uczestników przez dłuższy czas. Podstępnie!

Na przykład, jeśli jesteś na spotkaniu, a w środku jest bardzo gorąco, chce Ci się pić, prawda? Nie będziesz siedział spokojnie, będziesz ciągle myślał o tym, jak się pocisz i jak bardzo wyschło Ci w gardle. Czy będziesz rozumiał, co się do Ciebie mówi? Nie. Na tym przykładzie można zrozumieć, że komfort ma kluczowe znaczenie. Komfortowe warunki w sali konferencyjnej ograniczą liczbę przerw i zakłóceń koncentracji. Obejmuje to następujące czynniki:

  • Temperatura pomieszczenia
  • Ilość światła w pomieszczeniu - nie chcesz przecież oślepiać swoich delegatów, trzymając otwarte żaluzje, gdy światło słoneczne wpada do środka! Nie chcesz również, aby w pomieszczeniu było zbyt ciemno
  • Biurka i krzesła biurowe oraz ich wygoda
  • Zapewnienie wody, herbaty, kawy i soków
  • Zapewnienie delegatom miejsca, o które mogą się oprzeć i robić notatki, np. biurko o odpowiedniej wysokości
  • Zapewnienie zapasowych długopisów i papieru dla tych, którzy zapomnieli
  • zapewnienie wystarczającej liczby materiałów informacyjnych i porządków obrad dla osób, które nie przyniosły swoich oryginalnych kopii.

Upewnij się, że wszystko działa tak, jak powinno

Czy posiadasz tablicę, którą można podłączyć do laptopa lub tabletu? Czy w sali znajdują się laptopy lub komputery, z których mogą korzystać delegaci? Upewnij się, że wszystkie one działają. Jeśli technologia nie działa, a ludzie muszą przerywać swoje czynności lub rozmowy, aby dowiedzieć się, jak coś podłączyć lub uruchomić, może to spowodować wiele zakłóceń. Oznacza to, że należy się upewnić, że połączenia technologiczne zawsze działają, a przed rozpoczęciem spotkania należy wszystko przetestować, tak dla pewności.

Są to proste sposoby na to, aby spotkania zarządu były mniej zakłócane, a przez to bardziej efektywne i owocne. Żaden z tych pomysłów nie jest nauką o rakietach, żaden też nie kosztuje fortuny - wszystko sprowadza się do sprytnego projektu i nieszablonowego myślenia przy urządzaniu pokoju. Możesz łatwo znaleźć wiele opcji dekorowania i wypełniania swojego pokoju, aby stworzyć odpowiednią atmosferę. Możesz wypróbować białe meble biurowe, aby uzyskać lekki i przestronny wygląd, lub wybrać bardziej formalne czarne i drewniane projekty, jeśli chcesz stworzyć bardziej "poważne" podejście.

Wszystko zależy od projektu i szybkich przemyśleń przed rozpoczęciem spotkania, aby upewnić się, że wszystko jest na swoim miejscu i że o niczym nie zapomniałeś. Zapewnienie wszystkim komfortu jest najważniejszym sposobem zapobiegania rozproszeniu uwagi.


Sprawdź ofertę mebli biurowych i gabinetowych

Kontener podbiurkowy Wuteh KO-4 Kup teraz
Biurko elektryczne Wuteh Sky Kup teraz
Lada recepcyjna Sove SV-92 Kup teraz

Udostępnij